{"id":1059,"date":"2014-07-16T19:37:12","date_gmt":"2014-07-16T23:37:12","guid":{"rendered":"http:\/\/cleo-onca.fantomdesign.net\/?page_id=1059"},"modified":"2022-08-26T13:38:49","modified_gmt":"2022-08-26T17:38:49","slug":"etape-3-rassembler-les-documents-importants","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/onca2021.turnbull.co\/fr\/future-loi\/etape-3-rassembler-les-documents-importants\/","title":{"rendered":"\u00c9tape 3 : Rassembler les documents importants"},"content":{"rendered":"\n<p>Vous devez revoir les documents de gestion de votre organisation sans but lucratif pour v\u00e9rifier si des changements doivent y \u00eatre apport\u00e9s pour les rendre conformes \u00e0 la <a href=\"https:\/\/www.ontario.ca\/fr\/lois\/loi\/10n15\">Loi sur les organisations sans but lucratif de l\u2019Ontario<\/a> (LOSBL). Vos documents de gestion sont les suivants\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>vos statuts, auparavant d\u00e9sign\u00e9s par le terme \u00ab\u00a0lettres patentes\u00a0\u00bb<\/li>\n<li>vos r\u00e8glements administratifs<\/li>\n<li>les modifications apport\u00e9es \u00e0 vos statuts et \u00e0 vos r\u00e8glements administratifs<\/li>\n<\/ul>\n<p>Si l\u2019ensemble ou une partie de ces documents demeure introuvable, vous pourriez obtenir des renseignements sur votre organisation sans but lucratif en consultant les r\u00e9solutions extraordinaires et d\u2019autres documents comme les registres des proc\u00e8s-verbaux.\u00a0<\/p>\n<p>Les renseignements qui suivent expliquent en quoi consistent ces documents et o\u00f9 vous devriez normalement les trouver.<\/p>\n<p><div class=\"wc-shortcodes-accordion wc-shortcodes-item wc-shortcodes-accordion-collapse wc-shortcodes-accordion-layout-box\" data-behavior=\"autoclose\" data-start-state=\"collapse\"><\/p>\n<p><div class=\"wc-shortcodes-accordion-trigger \"><a href=\"#\">Lettres patentes et lettres patentes suppl\u00e9mentaires<\/a><\/div><div class=\"wc-shortcodes-accordion-content-wrapper\"><div class=\"wc-shortcodes-accordion-content wc-shortcodes-content\"><\/p>\n<table>\n<tbody>\n<tr>\n<td><strong>De quoi s\u2019agit-il<\/strong><\/td>\n<td><strong>O\u00f9 les trouver<\/strong><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>\n<p>Il s\u2019agit de documents juridiques qui vous sont d\u00e9livr\u00e9s par le gouvernement de l\u2019Ontario apr\u00e8s la constitution en personne morale de votre organisation sans but lucratif. Ces documents contiennent des renseignements sur votre organisation, notamment\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>sa d\u00e9nomination<\/li>\n<li>son objet<\/li>\n<li>le lieu de son si\u00e8ge social<\/li>\n<li>le nom de ses administrateurs fondateurs<\/li>\n<\/ul>\n<p>Si des changements sont apport\u00e9s ult\u00e9rieurement \u00e0 vos statuts ou \u00e0 vos lettres patentes, le gouvernement vous remet des lettres patentes suppl\u00e9mentaires.<\/p>\n<\/td>\n<td>\n<p>Regardez dans vos documents de constitution originaux. Vous pourriez trouver ces documents dans\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>les trousses d\u2019orientation du conseil d\u2019administration<\/li>\n<li>les dossiers des avocats qui vous ont aid\u00e9s \u00e0 constituer votre organisation sans but lucratif<\/li>\n<li>les demandes de subvention<\/li>\n<\/ul>\n<p>Vous pouvez aussi commander une copie du <a href=\"https:\/\/www.ontario.ca\/fr\/page\/registre-des-entreprises-de-lontario\">Registre des entreprises de l\u2019Ontario<\/a>.<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p>Remarque\u00a0: La <em>Loi sur les organisations sans but lucratif<\/em> de l\u2019Ontario (LOSBL) remplace le terme \u00ab\u00a0lettres patentes\u00a0\u00bb par le terme \u00ab\u00a0statuts constitutifs\u00a0\u00bb.<\/p>\n<p><\/div><\/div><\/p>\n<p><div class=\"wc-shortcodes-accordion-trigger \"><a href=\"#\">R\u00e8glements administratifs<\/a><\/div><div class=\"wc-shortcodes-accordion-content-wrapper\"><div class=\"wc-shortcodes-accordion-content wc-shortcodes-content\"><\/p>\n<table>\n<tbody>\n<tr>\n<td><strong>De quoi s\u2019agit-il<\/strong><\/td>\n<td><strong>O\u00f9 les trouver<\/strong><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>\n<p>Les r\u00e8glements administratifs sont les r\u00e8gles qui s\u2019appliquent \u00e0 votre organisation sans but lucratif. Par exemple, ils peuvent traiter des questions suivantes\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>comment convoquer une assembl\u00e9e des membres<\/li>\n<li>qui peut \u00eatre membre du conseil d\u2019administration<\/li>\n<li>comment une personne peut devenir membre de l\u2019organisation<\/li>\n<li>comment une personne cesse d\u2019\u00eatre membre de l\u2019organisation<\/li>\n<\/ul>\n<\/td>\n<td>\n<p>Vous pourriez trouver les r\u00e8glements administratifs dans\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>les trousses d\u2019orientation du conseil d\u2019administration<\/li>\n<li>les dossiers des avocats qui vous ont aid\u00e9s \u00e0 r\u00e9diger vos r\u00e8glements administratifs<\/li>\n<\/ul>\n<p>Si vos r\u00e8glements administratifs courants sont introuvables, mais que vous en aviez une version ant\u00e9rieure, il est possible que vous puissiez les reconstituer.<\/p>\n<p>Pour les reconstituer, trouvez une version ant\u00e9rieure, puis consultez tous vos proc\u00e8s\u2011verbaux depuis l\u2019approbation de cette version pour trouver les modifications qui y ont \u00e9t\u00e9 apport\u00e9es.<\/p>\n<p>Si vous ne trouvez aucune version de vos r\u00e8glements administratifs, vous devriez envisager d\u2019obtenir des conseils juridiques.<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p>Si vos statuts, vos r\u00e8glements administratifs ou les modifications qui y ont \u00e9t\u00e9 apport\u00e9es sont introuvables, vous pourriez peut-\u00eatre obtenir des renseignements \u00e0 leur sujet dans certains des documents suivants\u00a0:<\/p>\n<p><\/div><\/div><\/p>\n<p><div class=\"wc-shortcodes-accordion-trigger \"><a href=\"#\">Registres des proc\u00e8s-verbaux<\/a><\/div><div class=\"wc-shortcodes-accordion-content-wrapper\"><div class=\"wc-shortcodes-accordion-content wc-shortcodes-content\"><\/p>\n<table style=\"width: 100%; height: 48px;\">\n<tbody>\n<tr style=\"height: 24px;\">\n<td style=\"height: 24px;\"><strong>De quoi s\u2019agit-il<\/strong><\/td>\n<td style=\"height: 24px;\"><strong>O\u00f9 les trouver<\/strong><\/td>\n<\/tr>\n<tr style=\"height: 24px;\">\n<td style=\"height: 24px;\">\n<p>Il s\u2019agit des documents qui contiennent des renseignements sur\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>les assembl\u00e9es annuelles des membres<\/li>\n<li>les assembl\u00e9es extraordinaires des membres<\/li>\n<li>les r\u00e9unions du conseil d\u2019administration <br \/><br \/><\/li>\n<\/ul>\n<p>Les registres des proc\u00e8s-verbaux pourraient vous aider \u00e0 rassembler les renseignements manquants.<\/p>\n<\/td>\n<td style=\"height: 24px;\">\n<p>Adressez-vous au secr\u00e9taire de votre conseil d\u2019administration ou \u00e0 la personne au sein de votre conseil d\u2019administration qui est charg\u00e9e de conserver les dossiers.<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p><\/div><\/div><\/p>\n<p><div class=\"wc-shortcodes-accordion-trigger \"><a href=\"#\">R\u00e9solutions extraordinaires<\/a><\/div><div class=\"wc-shortcodes-accordion-content-wrapper\"><div class=\"wc-shortcodes-accordion-content wc-shortcodes-content\"><\/p>\n<table>\n<tbody>\n<tr>\n<td><strong>De quoi s\u2019agit-il<\/strong><\/td>\n<td><strong>O\u00f9 les trouver<\/strong><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>\n<p>Il s\u2019agit des documents \u00e9crits faisant \u00e9tat des d\u00e9cisions importantes concernant votre organisation sans but lucratif, notamment\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>les modifications apport\u00e9es \u00e0 ses statuts ou lettres patentes<\/li>\n<li>la d\u00e9cision de modifier sa d\u00e9nomination<\/li>\n<li>la d\u00e9cision de vendre une grande partie de ses biens<\/li>\n<\/ul>\n<\/td>\n<td>\n<p>Si vous ne conservez pas toutes ces d\u00e9cisions au m\u00eame endroit, vous devrez parcourir tous les proc\u00e8s-verbaux de vos assembl\u00e9es pour retrouver ces d\u00e9cisions.<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p><\/div><\/div><\/p>\n<p><div class=\"wc-shortcodes-accordion-trigger \"><a href=\"#\">Registres des administrateurs et des dirigeants<\/a><\/div><div class=\"wc-shortcodes-accordion-content-wrapper\"><div class=\"wc-shortcodes-accordion-content wc-shortcodes-content\"><\/p>\n<table>\n<tbody>\n<tr>\n<td><strong>De quoi s\u2019agit-il<\/strong><\/td>\n<td><strong>O\u00f9 les trouver<\/strong><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>\n<p>Il s&rsquo;agit d&rsquo;une liste de tous les administrateurs pass\u00e9s et actuels pour au moins les six ann\u00e9es pr\u00e9c\u00e9dents. Cette liste inclut les renseignements suivants :<\/p>\n<ul>\n<li>la date de leur \u00e9lection<\/li>\n<li>la date de leur retraite ou de leur d\u00e9mission<\/li>\n<li>les personnes qui ont occup\u00e9 des postes de dirigeants \u2013 par exemple, le pr\u00e9sident de l\u2019organisation, le pr\u00e9sident du conseil d\u2019administration, le secr\u00e9taire, le tr\u00e9sorier<\/li>\n<li>la p\u00e9riode pendant laquelle il ont exerc\u00e9 des fonctions de dirigeants<\/li>\n<\/ul>\n<\/td>\n<td>\n<p>Adressez-vous au secr\u00e9taire de votre conseil d\u2019administration. S\u2019il ne sait pas o\u00f9 se trouvent ces registres, vous devrez parcourir les documents suivants\u00a0:<\/p>\n<ol>\n<li>les proc\u00e8s-verbaux de chaque assembl\u00e9e annuelle des membres pour v\u00e9rifier qui a \u00e9t\u00e9 \u00e9lu<\/li>\n<li>les proc\u00e8s-verbaux des r\u00e9unions du conseil d\u2019administration pour v\u00e9rifier quelles personnes ont \u00e9t\u00e9 \u00e9lues comme dirigeants et \u00e0 quel moment elles ont \u00e9t\u00e9 remplac\u00e9es<\/li>\n<li>les proc\u00e8s-verbaux des r\u00e9unions du conseil d\u2019administration pour v\u00e9rifier si un administrateur a \u00e9t\u00e9 \u00e9lu au cours de l\u2019ann\u00e9e<\/li>\n<\/ol>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p><\/div><\/div><\/p>\n<p><div class=\"wc-shortcodes-accordion-trigger \"><a href=\"#\">Formulaires de consentement des administrateurs<\/a><\/div><div class=\"wc-shortcodes-accordion-content-wrapper\"><div class=\"wc-shortcodes-accordion-content wc-shortcodes-content\"><\/p>\n<table>\n<tbody>\n<tr>\n<td><strong>De quoi s\u2019agit-il<\/strong><\/td>\n<td><strong>O\u00f9 les trouver<\/strong><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>\n<p>La LOSBL exige qu\u2019une personne \u00e9lue \u00e0 titre d\u2019administrateur d\u2019une organisation consente \u00e0 agir comme administrateur. Ce consentement doit \u00eatre :<\/p>\n<p>1) \u00e9crit; <br \/>2) fourni dans les 10 jours de l\u2019\u00e9lection ou de la nomination (mais s\u2019il est sign\u00e9 \u00e0 une date ult\u00e9rieure, le consentement est quand m\u00eame valide).<\/p>\n<p>Il n\u2019existe pas encore de formulaire type pr\u00e9cisant la forme que doit prendre le consentement \u00e9crit de l\u2019administrateur. Cependant, le formulaire doit comprendre une d\u00e9claration de l\u2019administrateur \u00e9lu ou nomm\u00e9 selon laquelle celui-ci consent \u00e0 agir comme administrateur de l\u2019organisation.<\/p>\n<p><strong><a href=\"https:\/\/www.forms.ssb.gov.on.ca\/mbs\/ssb\/forms\/ssbforms.nsf\/FormDetail?OpenForm&amp;ACT=RDR&amp;TAB=PROFILE&amp;SRCH=&amp;ENV=WWF&amp;TIT=5260F&amp;NO=5260F\">Voici<\/a> un exemple d\u2019une lettre de consentement \u00e0 agir comme premier administrateur qui s\u2019applique sp\u00e9cifiquement aux premiers administrateurs. Vous pouvez la modifier pour qu\u2019elle s\u2019applique aux administrateurs de fa\u00e7on plus g\u00e9n\u00e9rale.<\/strong><\/p>\n<p>Votre organisation peut aussi ajouter d\u2019autres types de consentement \u00e0 ce document, comme le consentement \u00e0 tenir les r\u00e9unions des administrateurs et les r\u00e9unions des comit\u00e9s d\u2019administrateurs par t\u00e9l\u00e9phone ou par voie \u00e9lectronique.<\/p>\n<\/td>\n<td>\n<p>Renseignez-vous aupr\u00e8s du secr\u00e9taire de votre conseil d\u2019administration ou du responsable de la tenue des dossiers.<\/p>\n<p>La LOSBL exige que les dossiers des formulaires de consentement \u00e0 agir comme administrateur soient conserv\u00e9s en permanence.<\/p>\n<p>Il n\u2019est pas n\u00e9cessaire de d\u00e9poser les lettres de consentement aupr\u00e8s du\u00a0<strong>Minist\u00e8re des Services au public et aux entreprises.<\/strong><\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p><\/div><\/div><\/p>\n<p><div class=\"wc-shortcodes-accordion-trigger \"><a href=\"#\">Registre des membres<\/a><\/div><div class=\"wc-shortcodes-accordion-content-wrapper\"><div class=\"wc-shortcodes-accordion-content wc-shortcodes-content\"><\/p>\n<table>\n<tbody>\n<tr>\n<td><strong>De quoi s\u2019agit-il<\/strong><\/td>\n<td><strong>O\u00f9 le trouver<\/strong><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>\n<p>Il s\u2019agit d\u2019une liste de tous vos membres.<\/p>\nSi vous n\u2019avez pas une telle liste, il se peut que vous pensiez que vous n\u2019avez aucun membre. Cependant, toutes les organisations sans but lucratif ont \u2013 ou ont d\u00e9j\u00e0 eu \u2013 des membres. Ainsi, les administrateurs qui ont sign\u00e9 les documents de constitution de votre organisation sans but lucratif sont vraisemblablement vos membres originaux.<\/td>\n<td>\n<p>Consultez vos r\u00e8glements administratifs pour trouver\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>qui peut devenir membre<\/li>\n<li>comment une personne ou une organisation devient membre ou cesse de l\u2019\u00eatre<\/li>\n<\/ul>\n<p>Vous pouvez \u00e9tablir une liste des membres de votre organisation sans but lucratif ou, si elle existe, la mettre \u00e0 jour en vous fondant sur ce qu\u2019\u00e9noncent vos r\u00e8glements administratifs. Il pourrait aussi \u00eatre utile de consulter les proc\u00e8s-verbaux des r\u00e9unions du conseil d\u2019administration et des assembl\u00e9es des membres.<\/p>\n<p>Si vous avez plusieurs types de membres (par exemple, r\u00e9guliers, honoraires, jeunes membres), vous avez besoin d\u2019une liste distincte pour chaque type de membres.<\/p>\n<p>Si votre organisation sans but lucratif n\u2019a pas de membre, elle peut demander au tribunal de nommer des membres. Vous devriez peut-\u00eatre consulter un avocat.<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p><\/div><\/div><\/p>\n<p><div class=\"wc-shortcodes-accordion-trigger \"><a href=\"#\">Revenu annuel<\/a><\/div><div class=\"wc-shortcodes-accordion-content-wrapper\"><div class=\"wc-shortcodes-accordion-content wc-shortcodes-content\">\u00a0<\/p>\n<table>\n<tbody>\n<tr>\n<td><strong>Pourquoi c\u2019est important<\/strong><\/td>\n<td><strong>Ce que vous devez chercher<\/strong><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>\n<p>Le revenu annuel de votre organisation vous aide \u00e0 d\u00e9terminer si elle est une <a href=\"https:\/\/onca2021.turnbull.co\/fr\/future-loi\/etape-4\/organisations-dinteret-public\/\">organisation d\u2019int\u00e9r\u00eat public<\/a>. Il s\u2019agit l\u00e0 d\u2019un point important parce que les organisations d\u2019int\u00e9r\u00eat public sont r\u00e9gies par des r\u00e8gles diff\u00e9rentes.<\/p>\n<p>Si votre organisation est un organisme de bienfaisance, elle est automatiquement une <a href=\"\/fr\/renseignements-generaux-sur-la-losbl\/glossaire-des-termes-employes-dans-la-losbl\/#organisation-dinteret-public\">organisation d\u2019int\u00e9r\u00eat public<\/a>.<\/p>\n<\/td>\n<td>\n<p>Si votre organisation n\u2019est pas un organisme de bienfaisance, vous devriez chercher les documents qui suivent :<\/p>\n<ul>\n<li>une ventilation de toutes ses sources de revenu;<\/li>\n<li>un relev\u00e9 de tous les dons qu\u2019elle a re\u00e7us au cours du dernier exercice.<\/li>\n<\/ul>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p><\/div><\/div><\/p>\n<p><\/div><\/p>\n<p>Pour conna\u00eetre les changements que vous devez apporter, voir l\u2019<a href=\"?page_id=1057\">\u00c9tape 4<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<p><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Vous devez revoir les documents de gestion de votre organisation sans but lucratif pour v\u00e9rifier si des changements doivent y \u00eatre apport\u00e9s pour les rendre conformes \u00e0 la <a href=\"https:\/\/www.ontario.ca\/fr\/lois\/loi\/10n15\">Loi sur les organisations sans but lucratif de l\u2019Ontario<\/a> (LOSBL). 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