Réunions et assemblées

Aucune règle ne s’applique à la fréquence des réunions. Vos administrateurs peuvent se réunir aussi souvent que nécessaire. Cela dit, généralement, le conseil d’administration tient au moins une réunion avant l’assemblée des membres et une réunion après celle-ci.

Sauf disposition contraire de vos statuts, vous pouvez tenir vos réunions à n’importe quel endroit autorisé par vos règlements administratifs
(article 34).

Oui, sauf disposition contraire de vos règlements administratifs (article 34).

Cependant, la Loi prévoit que le moyen de communication téléphonique ou électronique que vous utilisez doit permettre à « tous les participants de communiquer adéquatement entre eux pendant la réunion ». Sur le plan pratique, les administrateurs devraient voter par téléphone ou en ligne uniquement si les deux conditions suivantes sont réunies :

1. Vous pouvez vérifier l’identité des administrateurs qui ont voté;
2. Vous ne pouvez pas savoir quel a été le vote de chacun des administrateurs.

Sauf disposition contraire de vos statuts, vos règlements administratifs préciseront quel est l’avis requis pour les réunions du conseil d’administration (article 34).

Les administrateurs ont le droit de renoncer aux avis de convocation des réunions du conseil d’administration ou de choisir de ne pas les recevoir. S’ils décident de renoncer aux avis, il est préférable qu’ils le fassent par écrit.

Si un administrateur qui n’a pas renoncé à son droit d’être avisé assiste à une réunion du conseil d’administration pour laquelle il n’a pas reçu d’avis, il est réputé avoir renoncé à son droit de recevoir l’avis de convocation (article 34).

Les administrateurs doivent tenir une assemblée annuelle des membres au moins tous les 15 mois. Les administrateurs peuvent à tout moment convoquer une assemblée extraordinaire des membres (article 52).

Les assemblées des membres doivent avoir lieu en Ontario. Si vos règlements administratifs ne prévoient pas le lieu des assemblées des membres, les administrateurs peuvent le choisir (article 53).

Oui, sauf disposition contraire de vos règlements administratifs (article 53).

Oui, vous devez traiter des questions suivantes à votre assemblée annuelle des membres (article 55) :

• vos états financiers
• le rapport de vérification ou de mission d’examen, s’il y a lieu
• toute résolution prévoyant une mission d’examen au lieu d’une vérification, ou toute résolution prévoyant de ne pas effectuer de vérification ni de mission d’examen
• l’élection des administrateurs
• la nomination du vérificateur ou de la personne chargée d’effectuer une mission d’examen, ou le renouvellement du mandat de l’un ou de l’autre

Les membres doivent recevoir un avis au moins 10 jours avant la tenue d’une assemblée. De plus, vous ne pouvez leur remettre un avis plus de 50 jours avant la tenue d’une assemblée (article 55).

En plus de l’avis de convocation de l’assemblée, vous devez remettre aux membres le texte de toute résolution extraordinaire qui fera l’objet d’un vote à l’assemblée. Vous devez également leur fournir suffisamment de détails sur la résolution extraordinaire pour qu’ils puissent la comprendre et décider s’ils l’appuient ou non (article 55).

Vous devez aussi remettre vos états financiers ou un résumé de ceux-ci aux membres, au moins 5 jours avant votre assemblée annuelle (article 84).

Vous devez respecter ce que prévoient vos règlements administratifs sur la manière de remettre les avis de convocation des assemblées aux membres (article 196). Si vos règlements administratifs sont silencieux sur cette question, vous pouvez remettre l’avis en personne ou à la dernière adresse du membre qui figure aux dossiers de l’organisation en mains propres ou par courrier affranchi, ou par des moyens électroniques.

Vous devez envoyer les avis de convocation à toutes les personnes physiques ou organisations suivantes (article 55) :

• tous les membres ayant droit de vote
• les autres membres qui ont le droit de recevoir l’avis de convocation à une assemblée conformément à vos règlements administratifs
• tous les administrateurs
• votre vérificateur, si vous en avez un

Vous pouvez fixer une « date de référence » dans vos règlements administratifs ou par voie de résolution pour déterminer quels membres ont le droit d’assister à la prochaine assemblée des membres de votre organisation. Par exemple, votre date de référence peut être fixée à 3 semaines avant la tenue d’une assemblée des membres. Cela signifie que toute personne qui devient membre dans les 3 semaines qui précèdent immédiatement l’assemblée ne reçoit pas d’avis de convocation et ne peut pas assister à l’assemblée (article 54).

Votre date de référence peut être prévue dans vos règlements administratifs; vous pouvez aussi fixer une date de référence par voie de résolution.

Selon la LOSBL, les membres ont le droit de renoncer aux avis de convocation des assemblées ou de choisir de ne pas les recevoir. Cela signifie qu’ils ne veulent pas recevoir les avis de convocation des assemblées des membres.

Si un membre qui n’a pas renoncé à son droit d’être avisé assiste à une assemblée des membres pour laquelle il n’a pas reçu d’avis, il est réputé avoir renoncé à son droit de recevoir l’avis de convocation (article 34).