Étape 5 : Créer vos règlements administratifs ou mettre à jour vos règlements administratifs existants

Vous devez maintenant choisir, pour votre organisation sans but lucratif, la meilleure façon de créer ses règlements administratifs ou de mettre à jour ses règlements administratifs existants, pour vous assurer qu’ils sont conformes à la Loi sur les organisations sans but lucratif de l’Ontario (LOSBL).

Si votre organisation n’a pas de règlements administratifs, vous pouvez rédiger tous vos règlements administratifs. Vous pouvez aussi, pour vous guider, utiliser les règlements administratifs d’une autre organisation sans but lucratif et les modifier de façon à les adapter à votre organisation sans but lucratif.

Si votre organisation a déjà des règlements administratifs et qu’ils doivent être substantiellement modifiés, vous pourriez décider qu’il est plus simple de tous les rédiger à nouveau que de les mettre à jour. 

Vous avez aussi la possibilité de ne pas mettre à jour vos documents. Les organisations sans but lucratif existantes ne sont pas tenues d’adopter de nouveaux règlements administratifs pour se conformer à la LOSBL.  Si vous ne procédez pas à la mise à jour de vos règlements administratifs avant le 18 octobre, 2024, votre défi consistera à savoir lesquels parmi vos règlements administratifs sont valides et lesquels ne le sont plus.

Tout comme vous deviez conserver certains documents sous le régime de la Loi sur les personnes morales de l’Ontario, vous devez certains documents sous le régime de la Loi sur les organisations sans but lucratif de l’Ontario (LOSBL).

Outils offerts

Divers outils sont offerts pour faciliter le processus de création de vos règlements administratifs ou de mise à jour de vos règlements administratifs existants.  Même si vous êtes assistés d’un avocat, pensez à utiliser ces outils. Ils contribueront à éclairer vos discussions et les décisions que vous prenez avec votre avocat.

Vous pourriez envisager d’utiliser plus d’un outil. Certains outils en complètent d’autres. Par exemple, si vous décidez d’utiliser l’outil d’élaboration des règlements administratifs de CLEO, il est préférable de commencer par parcourir le Guide d’élaboration des règlements administratifs de CLEO. Le fait de discuter des questions soulevées dans le Guide et de prendre la meilleure décision pour votre organisation sans but lucratif vous aidera à répondre puis à avancer plus rapidement dans l’outil.

Tous les outils décrits ci-dessous ont été créés précisément pour les organisations sans but lucratif constituées en Ontario. Tous ces outils peuvent être utilisés sans frais.

Outil d’élaboration des règlements administratifs de CLEO

Cet outil en ligne vous pose des questions, vous explique quels sont vos choix et inclut des renseignements pour vous aider à prendre vos décisions. Ensuite, en se fondant sur vos réponses, il crée une série de règlements administratifs. Le texte de l’outil a fait l’objet d’une révision juridique.

Cet outil convient parfaitement aux personnes qui souhaitent créer une nouvelle série de règlements administratifs.

Guide d’élaboration des règlements administratifs de CLEO

Ce document expose les choix qui s’offrent à vous lorsque vous rédigez vos règlements administratifs et présente les avantages et les inconvénients de chacun de ces choix. Les renseignements pratiques qu’il contient pourraient vous aider à faire les choix qui fonctionnent le mieux pour votre organisation sans but lucratif. Cet outil est utile si vous créez une série de règlements administratifs ou procédez à la mise à jour de règlements administratifs existants. C’est une bonne ressource pour les personnes qui n’ont pas l’expérience de la gestion d’une organisation sans but lucratif. Même les personnes qui ont l’expérience des organisations sans but lucratif peuvent tirer profit de la lecture des sections relatives aux règlements administratifs qu’elles doivent mettre à jour. Ce guide pourrait aussi être parcouru en groupe. Mais une démarche en groupe pourrait nécessiter un certaine nombre de rencontres.

Modèle de règlement administratif avec options

Cet outil vous permet de modifier le modèle de règlement administratif du ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs de manière à ce qu’il réponde aux besoins de votre organisation sans but lucratif. Cet outil examine chaque section du règlement administratif standard et indique les dispositions qui sont obligatoires et celles qui sont facultatives. Cet outil offre beaucoup de flexibilité quant à ce que vous décidez d’inclure dans vos règlements administratifs.

Adaptation de vos règlements administratifs

Si votre organisation dispose déjà d’une série de règlements administratifs et qu’il s’agit seulement de les modifier pour qu’ils soient conformes à la LOSBL, cet outil pourrait vous être utile. Il parcourt les éléments qui sont généralement inclus dans les règlements administratifs qui sont conformes à la Loi sur les personnes morales (LPM) de l’Ontario et, pour chacun des éléments, il énonce les nouvelles exigences qui s’y appliquent. Cet outil convient parfaitement aux organisations qui souhaitent mettre à jour leurs règlements administratifs existants, parce qu’il leur permet de conserver la majeure partie de leurs règles.